Честно признать, я не считаю себя продуктивным человеком. Дедлайны с каждым днем все ближе и ближе, домашки становится все больше, и вот только время неизменно и относительно (этот кусочек вовсе не намекает на то, что недавно у меня был тест по теории относительности Эйнштейна :D). Так или иначе, несмотря на кол-во запланированных и в итоге сделанных дел, инструменты, которыми я пользуюсь на ежедневной основе, очень выручают меня и делают день более организованным. Мой алгоритм выглядит примерно так:
Планирование на неделю.
Дамп мыслей в таск-менеджер.
Гибкое и жесткое планирование.
Корректировка плана рабочего места.
Подведение итогов.
А теперь давай по-порядку!
Планирование на неделю
На мой взгляд, планирование новой рабочей недели чрезвычайно важно, так как это помогает не только определить цели и задачи, которые я хочу сделать к концу недели, но и то, чему я собираюсь уделить больше своего внимания. Для того, чтобы составить список, я просто пишу абсолютно все, что мне хотелось бы сделать, на бумагу или в таск-менеджер в раздел “Входящие” (обычно я занимаюсь этим в воскресенье вечером, чтобы одновременно подвести итоги прошедшей недели и на основе этого скорректировать новую). После, основываясь на своем расписании и тех мероприятиях и задач, которые привязаны в тот или иной день к конкретному времени, стараюсь распределить записанные задачи таким образом, чтобы это не повлияло на мои привычки и не делало дневную нагрузку невыносимой. Порой я слишком идеализирую, так как требую от себя слишком многого и, как результат, не выполняю все намеченные задачи в течение недели, но зачастую мне удается справляться с самым важным. Иногда бывает очень полезно сразу раскидывать задачи по конкретным временным промежуткам, чтобы картина недели была более точной по времени, но опять же, с этим моментом бывают свои траблы. Об этом я расскажу подробнее чуть ниже.
Дамп мыслей в таск-менеджер
Так как мое приложение для ведения задач всегда под рукой, особых проблем с быстрой корректировкой ежедневного списка у меня не возникает. Это значит, что я могу в любой момент добавить ту или иную задачу, которая пришла ко мне в голову, в основной список “Входящие” (рис. 1) и разобраться с ней позже. Идея очень схожа с добавлением быстрой заметки на телефоне, только в данном случае я конкретно заношу то, что мне нужно сделать, в приложение-компаньон, с которым работаю в течение всего дня.
Гибкое и жесткое планирование
Не всегда бывает так, что задачи не имеют четкого распределения по времени – в этом попросту нет смысла. Ты же можешь убраться в своей комнате абсолютно в любое свободное время, не так-ли? А вот выделить определенное время на оформление отчета по лабораторной работе все же крайне необходимо. В таких случаях мне помогает верный Todoist и GoogleCalendar. Если задача, которая занесена в Todoist, должна быть выполнена за определенный промежуток времени, то я сразу же определяю ей время в моем календаре Google. Да что о задачах, любое мероприятие, а также событие вуза – все летит прямиком в Google Calendar, ведь благодаря кроссплатформенности и мгновенной синхронизации я точно не буду переживать, что о чем-то забуду. Взгляни на рис. 2, расположенный ниже, на нем отображена моя учебная неделя. Одной из моих любимых особенностей календаря от Google является кастомизация, благодаря которой я могу без труда создать кучу тематических календарей, таких как “Дисциплины” или “Учеба”, назначить им индивидуальные цвета (чтобы отображаемая информация была более наглядна и хорошо различима) и при необходимости переключаться между календарями или всегда держать их активными. Это помогает мне быть в курсе всех событий и ничего не пропустить, а также примерно представлять, на что я должен потратить свое время в тот или иной день.
Также, что не менее круто, с помощью Google Календаря я также добавляю пометки к событиям (местоположение, заметки), дабы в дальнейшем быстро посмотреть дополнительную информацию по событию (о подобном подходе к детальному планированию задачи я упоминал, когда рассказывал о функционале Todoist). Пример просмотра события с дальнейшим редактированием приведен на рис. 3.
Безусловно, это далеко не все возможности этого календаря, и на цифровом рынке существует множество конкурентов ему, но мне GCal полюбился за свою простоту, наличие необходимого мне функционала и надежность. Кстати, ты знал, что Todoist имеет возможность интеграции Google Calendar? Да, представляешь? Для тех пользователей, кто проводит в Todoist больше времени, чем в цифровом календаре, команда Doist предлагает возможность импорта событий из календаря для наглядного отображения “all in one”. Для этого предоставить Todoist доступ к событиям календаря твоего аккаунта Google, далее выбрать необходимый календарь и в какой проект в Todoist будут заноситься события. Все это будет происходить автоматически при каких-либо изменениях в цифровом календаре (в Todoist имеется также поддержка Outlook и iCal), а события из выбранного календаря будут конвертироваться в обычные задачи! Процесс интеграции Google Calendar в Todoist приведен на рис. 4-5. Божечки, функционала Todoist хоть отбавляй!
Корректировка плана рабочего места
Прямо над рабочим столом в моей комнате скромно весит маркерная доска (рис. 6), которая верой и правдой служит мне уже больше года. На нее я пишу время от времени совершенно разную информацию (цитатки-мотивашки, пометки к домашним работам, мероприятия и даже трекеры привычек, чтобы каждый день отслеживать свой прогресс). Но в основном я записываю на нее самые важные дела, которые нужно сделать непосредственно дома. Для этого записываю либо полный список задач, либо только 3 самые важные, которые необходимо выполнить сегодня для того, чтобы не почувствовать к концу дня, будто живу в Лентяево 😄
Подведение итогов
В конце рабочего дня и недели я провожу небольшой анализ своей эффективности: что сделать удалось, задачи какой тематики чаще всего не выполнялись и переносились на другие дни, в какие периоды того или иного дня я был наименее и наиболее эффективен, что влияло на это и т.п. Данные манипуляции позволяют мне сделать правильные выводы, понять, чему нужно в следующий раз уделить больше времени, и разумно распланировать новый день/новую неделю.
Продуктивность – это всегда тяжело. Все мы люди, как говорится, а потому не всегда получается следовать каким-либо методикам и, в итоге, добиться желаемого результата. Поэтому ежедневный самоанализ имеет такую значимость в планировании. Надеюсь, этот пост был хоть немного полезен тебе! Скоро увидимся на College Universal Hacks!